NocoDB 檢視教學：表格、看板、日曆與表單怎麼用
同一份資料，業務要看板、主管要表格、現場要表單。檢視就是為這件事設計的。這篇說明五種檢視各自適合什麼、篩選排序怎麼設，以及對外分享時該注意什麼。
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試算表最大的問題不是功能不夠，是一份檔案只能有一種樣子。業務想看進度、主管想看金額排序、現場只想填一筆資料——最後就變成三個人各自複製一份，然後對不起來。
檢視（View）就是為了解決這件事。底層是同一份資料，每個人看到自己需要的樣子。
30 秒總覽
| 檢視 | 長什麼樣 | 最適合 |
|---|---|---|
| 表格 Grid | 試算表 | 大量資料的輸入與檢查 |
| 看板 Kanban | 依狀態分欄的卡片 | 有流程階段的資料 |
| 日曆 Calendar | 月曆 | 有日期的資料 |
| 圖庫 Gallery | 圖片卡片 | 有照片的資料 |
| 表單 Form | 問卷 | 讓別人填資料 |
每種檢視的實際用法
表格：預設，也是主要的工作區
資料輸入、批次修改、快速掃描都在這裡做。多數操作的起點。
看板：讓流程看得見
依某個單選欄位分欄，卡片可以拖動。適合客戶跟進階段、任務進度、招募流程這類有明確階段的資料。
用看板的前提是那個狀態欄位要設計好。階段太多會滑不完，太少又看不出進展，實務上五到七欄是舒服的範圍。
日曆：讓時間軸看得見
依日期欄位排到月曆上。適合內容排程、活動安排、回訪計畫。
圖庫：資料有照片時才有意義
商品、房源、人員名冊這類。純文字資料用圖庫只是浪費空間。
表單：這是最被低估的一種
表單檢視可以對外分享，填的人不需要帳號，也看不到既有資料。
這解決了一個很實際的問題：你要收集資料，但不想把整個資料庫開放出去。詢價表單、報名表、現場登記單都能用這個做，填完直接進資料表。
篩選與排序是檢視層級的
這是最容易誤解的一點：你在某個檢視設的篩選與排序，只影響那個檢視。
所以你可以同時有：
- 「全部客戶」——沒有篩選的表格
- 「本月待跟進」——篩選狀態與日期
- 「高價值客戶」——篩選金額，依金額排序
三個檢視、一份資料。改了資料三邊同步，改了篩選只影響自己那個。
欄位顯示也是檢視層級的
可以在某個檢視隱藏不需要的欄位。給業務看的檢視不用顯示內部成本，給主管的檢視不用顯示每一次的聯絡紀錄。
對外分享要注意的事
檢視可以產生公開連結給沒有帳號的人看。開之前確認三件事：
| 確認 | 為什麼 |
|---|---|
| 隱藏的欄位真的隱藏了 | 公開檢視顯示的是該檢視的欄位設定 |
| 篩選條件正確 | 篩選錯了會露出不該給的資料 |
| 需不需要設密碼 | 連結是可以被轉發的 |
公開連結沒有到期概念，發出去就一直有效。臨時性的分享用完記得關掉。
檢視要開幾個
誠實講：開太多檢視比開太少更麻煩。十幾個檢視之後，沒有人記得哪個是哪個，最後大家還是回去用預設的表格。
比較實際的做法是按「誰要看」開檢視，不是按「怎麼看」開。業務一個、主管一個、對外表單一個，這樣三個人都知道自己該用哪個。
一個實際的檢視組合
以客戶追蹤為例，三個人各自需要的東西完全不同：
| 誰 | 檢視 | 設定 |
|---|---|---|
| 業務 | 看板 | 依跟進階段分欄，篩選「負責人＝自己」 |
| 主管 | 表格 | 不篩選，依預估金額排序，顯示所有欄位 |
| 官網 | 表單 | 只有姓名、聯絡方式、需求三個欄位 |
一份資料、三個檢視。業務拖動卡片改變階段，主管的表格立刻反映；官網來的詢價直接進到業務的看板第一欄。
三個常見的設計錯誤
一、把檢視當成資料備份
複製一個檢視不會複製資料。在任何檢視刪掉一列，就是真的刪掉了。需要備份要用匯出，不是多開幾個檢視。
二、階段欄位設計太細
看板分成十二欄的下場是沒有人滑到最後。實務上五到七欄是舒服的範圍，太細的區分留給另一個欄位記。
三、對外分享時忘記檢查
最常見的是「我以為那個欄位隱藏了」。開公開連結之後，用無痕視窗自己開一次，看到的就是外部人看到的，這一步花不到一分鐘。
常見問題
Q：檢視會影響原始資料嗎？
不會。篩選、排序、隱藏欄位都只改變呈現方式，底層資料不動。在檢視裡刪除一筆資料才是真的刪除，這點要注意。
Q：可以鎖住檢視不讓別人改嗎？
可以。鎖定後其他人只能看不能改檢視設定，避免有人不小心把篩選條件改掉——那種問題很難發現，因為畫面看起來一切正常，只是少了幾筆。
Q：表單可以做必填和驗證嗎？
可以設必填。欄位型別本身也是一種驗證，例如 Email 型別的欄位會擋掉格式不對的輸入。
Q：看板拖動卡片會改到資料嗎？
會，那正是它的用法——拖動就是在改那筆資料的狀態欄位。這也是為什麼看板適合用來跑流程。
檢視與權限是搭配使用的
檢視控制「看到什麼」，權限控制「能做什麼」。兩個要一起設才完整。
| 需求 | 檢視怎麼設 | 權限怎麼設 |
|---|---|---|
| 業務只管自己的客戶 | 篩選負責人 | Editor |
| 主管看全部但不要改壞 | 總覽表格，鎖定 | Viewer |
| 外部只填不看 | 表單檢視 | 不給帳號 |
只設檢視不設權限的漏洞是：篩選只是預設值，有權限的人可以自己改掉篩選看到全部。真的不能被看到的資料，要靠權限或拆表，不能只靠檢視隱藏。完整做法在權限與協作教學。
什麼時候檢視不夠用
誠實講，有兩種情況檢視解決不了：
- 需要嚴格的欄位級權限——隱藏欄位是呈現層的控制，不是資料權限
- 不同人需要不同的欄位結構——那是兩張表，不是兩個檢視
檢視的命名習慣
小事，但三個月後決定這套系統還有沒有人用。
用「誰＋看什麼」命名，不要用「表格 2」「新檢視」。「業務-我的客戶」「主管-金額排序」「官網-詢價表單」這種名字，任何人打開都知道該點哪一個。
檢視多了之後，命名混亂的代價是大家全部退回去用預設表格——那等於這套設計白做了。
資料來源與延伸連結
- NocoDB 官方文件——各檢視的完整設定說明
- NocoDB 原始碼與版本紀錄
延伸閱讀
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