NocoDB 當庫存管理：小團隊的實際做法
用試算表管庫存，遲早會遇到數字對不起來。這篇講怎麼用三張表加關聯把庫存管起來，以及什麼時候該換成真正的倉儲系統。
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小團隊的庫存管理，通常是一張 Excel。而這張 Excel 遲早會遇到同一件事：帳面數字跟實際庫存對不起來，而且查不出是哪一筆錯了。
原因幾乎都一樣——有人直接改了「現有數量」那一格。
核心原則：庫存數字不該被手動修改
試算表的做法是留一欄「現有庫存」，出貨就減、進貨就加。問題是這一欄沒有歷史，改錯了看不出來，兩個人同時改就蓋掉彼此。
正確的做法是庫存不是一個欄位，是一個計算結果。你記錄的是每一筆進出，現有庫存由系統算出來。
這樣任何時候數字有疑問，都可以往回追是哪一筆造成的。
三張表就夠
| 資料表 | 放什麼 |
|---|---|
| 品項 | 品名、料號、單位、安全庫存量、供應商 |
| 異動紀錄 | 日期、品項（關聯）、進或出、數量、原因、經手人 |
| 供應商 | 名稱、聯絡方式、交期 |
關鍵在異動紀錄關聯到品項，然後在品項表用 Rollup 把該品項所有異動加總——那就是現有庫存，而且永遠是對的。
「進或出」建議用正負數存，加總才簡單。出貨記負數，進貨記正數。
幾個讓它真的被用起來的設計
系統設計得再好，現場的人不用就沒有意義。這幾件事影響很大：
用表單檢視登記異動。不要讓倉庫的人直接編輯資料表——給他一個表單，只有四個欄位要填。手機上也能用，站在貨架前就能記。
用看板檢視看待補貨。依狀態分欄，一眼看出哪些該叫貨。這比看一張兩百列的表格有用得多。
安全庫存欄位要設。然後用 Webhook 接自動化，低於安全庫存就發通知——這是整套系統最有價值的一個功能，因為它是唯一會主動找你的部分。
什麼時候該換掉
要誠實。NocoDB 是通用資料庫工具，不是倉儲系統。以下需求它撐不住，硬做會很痛苦：
- 多倉庫調撥。同一個品項在不同倉的數量、倉間移轉，資料模型會開始複雜。
- 批號與效期管理。食品、藥品、化妝品類需要先進先出與效期追蹤，這是專業系統的地盤。
- 條碼掃描出入庫。沒有現成的掃描流程，要自己接硬體。
- 跟金流、電商平台即時同步。可以用自動化串，但即時性與一致性要求高的話，專業系統比較穩。
判斷標準跟其他自組系統一樣：當維護這套表格本身開始花掉可觀的時間，省下的授權費就已經被吃掉了。
從最痛的那一點開始
建議不要一開始就設計完整的資料結構。先解決一個具體的痛——通常是「不知道什麼時候該叫貨」。
先做品項表加安全庫存加低量通知，用兩週。等現場的人開始抱怨別的事，那些抱怨才是你該接著設計的東西。
先畫好完整架構再導入的系統，最後多半是漂亮但沒人用。
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