小團隊的庫存管理，通常是一張 Excel。而這張 Excel 遲早會遇到同一件事：帳面數字跟實際庫存對不起來，而且查不出是哪一筆錯了。
原因幾乎都一樣——有人直接改了「現有數量」那一格。
30 秒總覽
| 項目 | 做法 |
|---|---|
| 核心原則 | 庫存是算出來的，不是填出來的 |
| 要幾張表 | 三張：品項、異動紀錄、供應商 |
| 現有庫存怎麼來 | 對異動數量做 Rollup 加總 |
| 最有價值的功能 | 低於安全庫存自動通知 |
| 什麼時候該換掉 | 多倉、批號效期、條碼掃描 |
核心原則：庫存數字不該被手動修改
試算表的做法是留一欄「現有庫存」，出貨就減、進貨就加。問題是這一欄沒有歷史，改錯了看不出來，兩個人同時改就蓋掉彼此。
正確的做法是庫存不是一個欄位，是一個計算結果。你記錄的是每一筆進出，現有庫存由系統算出來。
這樣任何時候數字有疑問，都可以往回追是哪一筆造成的。
三張表就夠
| 資料表 | 放什麼 |
|---|---|
| 品項 | 品名、料號、單位、安全庫存量、供應商 |
| 異動紀錄 | 日期、品項（關聯）、進或出、數量、原因、經手人 |
| 供應商 | 名稱、聯絡方式、交期 |
關鍵在異動紀錄關聯到品項，然後在品項表用 Rollup 把該品項所有異動加總——那就是現有庫存，而且永遠是對的。
「進或出」建議用正負數存，加總才簡單。出貨記負數，進貨記正數。
幾個讓它真的被用起來的設計
系統設計得再好，現場的人不用就沒有意義。這幾件事影響很大：
用表單檢視登記異動。不要讓倉庫的人直接編輯資料表——給他一個表單，只有四個欄位要填。手機上也能用，站在貨架前就能記。
用看板檢視看待補貨。依狀態分欄，一眼看出哪些該叫貨。這比看一張兩百列的表格有用得多。
安全庫存欄位要設。然後用 Webhook 接自動化，低於安全庫存就發通知——這是整套系統最有價值的一個功能，因為它是唯一會主動找你的部分。
什麼時候該換掉
要誠實。NocoDB 是通用資料庫工具，不是倉儲系統。以下需求它撐不住，硬做會很痛苦：
- 多倉庫調撥。同一個品項在不同倉的數量、倉間移轉，資料模型會開始複雜。
- 批號與效期管理。食品、藥品、化妝品類需要先進先出與效期追蹤，這是專業系統的地盤。
- 條碼掃描出入庫。沒有現成的掃描流程，要自己接硬體。
- 跟金流、電商平台即時同步。可以用自動化串，但即時性與一致性要求高的話，專業系統比較穩。
判斷標準跟其他自組系統一樣：當維護這套表格本身開始花掉可觀的時間，省下的授權費就已經被吃掉了。
從最痛的那一點開始
建議不要一開始就設計完整的資料結構。先解決一個具體的痛——通常是「不知道什麼時候該叫貨」。
先做品項表加安全庫存加低量通知，用兩週。等現場的人開始抱怨別的事，那些抱怨才是你該接著設計的東西。
先畫好完整架構再導入的系統，最後多半是漂亮但沒人用。
從最痛的那一點開始
建議不要一開始就設計完整的三張表。先解決一個具體的痛，通常是「不知道什麼時候該叫貨」。
第一版只做三件事：品項表、安全庫存欄位、低量通知。用兩週。
然後等現場的人開始抱怨別的——「不知道這批是什麼時候進的」「上個月到底報廢多少」——那些抱怨才是你該接著設計的東西。
先畫完整架構再導入的系統，最後多半是漂亮但沒人用。
盤點怎麼處理
實際庫存跟系統數字對不上時，不要直接改數字——那會讓歷史紀錄失去意義。
正確做法是新增一筆「盤盈虧」的異動紀錄，數量是差額，原因寫盤點調整。這樣系統數字會對上，而且你之後看得到「這個月調整了幾次、調了多少」。
調整次數本身就是一個訊號：如果每個月都要大幅調整，代表某個環節的紀錄沒有被確實填寫。
為什麼「現有庫存」不能是一個欄位
試算表的做法是留一欄「現有數量」，出貨減、進貨加。這個設計有三個問題：
- 沒有歷史——數字錯了，你不知道是哪一次改錯的
- 會被蓋掉——兩個人同時改，後存的贏
- 對不起來時無從查起——只能重新盤點
改成「記錄每一筆進出，庫存由系統加總」之後，這三個問題一起消失。任何時候數字有疑問，都能往回追是哪一筆造成的。
這是整套設計裡唯一真正重要的決定，其他都是細節。
異動紀錄要記哪些欄位
| 欄位 | 為什麼要 |
|---|---|
| 日期 | 對帳與追溯 |
| 品項（關聯） | Rollup 的基礎 |
| 數量（正負） | 進貨正、出貨負，加總才簡單 |
| 原因 | 銷售／退貨／報廢／盤盈虧 |
| 經手人 | 數字對不上時最有用的一欄 |
| 備註 | 異常情況的說明 |
「原因」這一欄很多人省略，但它決定了你之後能不能回答「這個月報廢了多少」這種問題。加一個下拉選單的成本很低。
常見問題
Q：一定要分三張表嗎？
品項與異動紀錄是必要的，供應商可選。如果你的供應商只有兩三家、資訊也不會變，直接寫在品項表的欄位裡就好。
Q：現場的人不會用怎麼辦？
用表單檢視。給他一個只有四個欄位的表單，手機上就能填，不用學整套系統，也看不到其他資料。
Q：怎麼做低庫存通知？
在品項表加一個安全庫存欄位，用 Webhook 接自動化流程，低於門檻就發訊息。這是整套系統唯一會主動找你的部分，也是最有價值的功能。
Q：可以掃條碼嗎？
沒有現成的掃描流程，要自己接硬體或用手機的掃描 App 搭配表單。如果條碼是你的核心流程，該考慮專門的倉儲系統。
Q：資料多了會不會很慢？
異動紀錄會持續累積，Rollup 在關聯筆數大時會有感。可以考慮定期把舊資料歸檔，或改成定期計算後存進一般欄位。
資料來源與延伸連結
NocoDB 的欄位型別與權限模型以官方文件為準：
延伸閱讀
- NocoDB 介紹：Airtable 的開源替代品
- 用 NocoDB 當 CRM：什麼時候夠用，什麼時候該換掉
- NocoDB 教學：建立你的第一個資料表與檢視
- n8n 加 NocoDB：把自動化的資料留在自己手上
- NocoDB API 快速上手：取得 Token、讀寫資料表、串接自動化
- RoamerHost NocoDB 託管方案
想找人幫你做？
資料量再往上、或是要接進公司既有系統時，這件事就不只是選工具而已。浪花科技承接企業系統客製化與 API 整合：
NocoDB
