Cal.com 教學:設定可預約時段與串接 Google 日曆

開始之前:你會完成哪些事

本教學會帶你從零走到「別人可以來預約你」的完整流程,包含五個階段:在 RoamerHost 開通實例、建立管理帳號、建立活動類型、設定可預約時段、串接 Google Calendar,最後取得預約連結並實測。跟著做完,你就擁有一條可以直接對外分享的專屬預約連結。

建議準備:一組 Google 帳號(用於行事曆同步)、以及你希望開放的每週上班時段。

步驟一:在 RoamerHost 開通 Cal.com 實例

1. 登入控制台 https://roamerhost.com/app。
2. 選擇建立新實例,產品挑選 Cal.com。
3. 確認方案後送出,平台會自動部署,約 60 秒完成上線,並配發一組 *.roamerhost.com 的專屬子域名,同時自動套用 SSL 憑證。
4. 部署完成後,在控制台點開該實例的網址即可進入 Cal.com。

方案與計費可參考 方案定價。

步驟二:建立 Cal.com 管理帳號

1. 開啟你的 Cal.com 專屬網址,進入註冊畫面。
2. 設定管理者的使用者名稱、Email 與密碼。使用者名稱會成為你預約連結的一部分,建議用好記、專業的名稱。
3. 登入後可先到個人設定確認時區是否正確(例如台北為 GMT+8),這會直接影響對方看到的時段。

時區設定錯誤是最常見的踩雷點。若你的客戶在國外,務必確認時區,系統會自動為對方換算成他們當地的時間顯示。

步驟三:建立第一個活動類型

活動類型決定「這場會議談多久、在哪裡談」。

1. 進入「活動類型(Event Types)」頁面,點擊新增。
2. 填寫標題,例如「30 分鐘線上諮詢」。
3. 設定時長,例如 30 分鐘(常見選項為 15 / 30 / 60 分)。
4. 設定地點:選擇視訊會議、實體地點或電話。若選視訊,Cal.com 可在對方預約後自動產生會議連結並附在確認信中。
5. 儲存。你可以視需要建立多個活動類型,對應不同情境。

步驟四:設定可預約時段(Availability)

這一步定義「你什麼時候有空被預約」。

1. 進入「可預約時段(Availability)」頁面,建立或編輯一組時段規則。
2. 設定每週的上班時間,例如週一至週五 09:00–18:00。
3. 確認時區與帳號設定一致。
4. 視需要加上緩衝時間(例如每場前後各留 10 分鐘),避免會議一場緊接一場。
5. 設定每日上限,例如一天最多接受 5 場,以免行程爆量。
6. 儲存後,回到活動類型,確認它套用的是這組時段規則。

步驟五:串接 Google Calendar 做雙向同步

串接行事曆能同時做到「避免撞期」與「自動補登」。

1. 進入設定中的行事曆或應用程式(Apps)整合頁面,找到 Google Calendar。
2. 點擊連接,依畫面導向登入你的 Google 帳號並授權存取行事曆。
3. 授權完成後,選擇要用來「檢查衝突」的行事曆,以及新預約要「寫入」的行事曆。

設定完成後:

• 你 Google 行事曆上已有的行程,對應時段會自動從預約頁消失,不會被重複預約。
• 對方成功預約後,會議會自動寫回你的 Google 行事曆。

若你也使用 Outlook,Cal.com 同樣支援串接 Outlook 行事曆,設定邏輯相同。

步驟六:取得並分享預約連結

1. 回到目標活動類型,複製它的預約連結。連結通常長得像 你的網址/使用者名稱/活動類型。
2. 把連結放到 Email 簽名檔、提案信、社群個人檔案或官網「預約諮詢」按鈕上。

對方打開連結後,只會看到符合你規則、且尚未被佔用的空檔,挑選後即完成預約。

步驟七:測試一次完整預約流程

正式對外前,建議親自走一次確認無誤。

1. 用無痕視窗或另一組帳號開啟你的預約連結。
2. 確認顯示的時段與時區正確,挑一個空檔送出預約。
3. 檢查預約人與你(主辦方)是否都收到確認信。
4. 若活動類型設為視訊,確認信中是否附上自動產生的會議連結。
5. 回到 Google 行事曆,確認該筆會議已自動寫入,且對應時段在預約頁上已消失。
6. 測試完記得取消這筆測試預約,以免佔用真實時段。

全部通過,代表你的 Cal.com 已可正式上線接受預約。之後只要維護好可預約時段與行事曆,系統就會自動幫你處理所有「喬時間」的來回。